在數(shù)字經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展當(dāng)下，超過78%的企業(yè)已采用電子合同簽約平臺(tái)開展業(yè)務(wù)。但如何有效管理電子合同實(shí)現(xiàn)降本增效，這仍然是一個(gè)很好的問題。
有些企業(yè)由于簽署合同量大，已經(jīng)享受到了巨大的降本增效，甚至每年能夠因此節(jié)約的成本可以達(dá)到上百萬元，非常的驚人。因此，關(guān)于電子合同簽約平臺(tái)選擇，本文將結(jié)合簽盾電子合同簽約平臺(tái)的行業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為您揭秘?cái)?shù)字化轉(zhuǎn)型中的合同管理訣竅。
一、選型第三方電子簽章平臺(tái)的三大要點(diǎn)
選擇可靠的合同電子簽名平臺(tái)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一步，建議重點(diǎn)關(guān)注：
1、資質(zhì)認(rèn)證：平臺(tái)是否具備公安部等保三級(jí)、CFCA數(shù)字證書等合規(guī)背書
2、存證能力：區(qū)塊鏈存證是否直連司法系統(tǒng)，確保電子合同法律效力
3、功能適配：能否支持API對接企業(yè)現(xiàn)有OA、ERP等管理系統(tǒng)
二、構(gòu)建全流程管理體系
通過電子簽名軟件建立標(biāo)準(zhǔn)管理流程可提升80%以上的審批效率：
? 模板中心：預(yù)設(shè)帶法律條款的常用合同模板
? 智能審批：設(shè)置法務(wù)、財(cái)務(wù)等多級(jí)審核節(jié)點(diǎn)
? 時(shí)效管控：系統(tǒng)自動(dòng)提醒待簽署合同，超時(shí)自動(dòng)歸檔
三、風(fēng)險(xiǎn)防控關(guān)鍵措施
2024年最高法發(fā)布的電子證據(jù)新規(guī)特別強(qiáng)調(diào)：
1、身份核驗(yàn)：采用人臉識(shí)別+手機(jī)號(hào)+銀行卡四要素認(rèn)證
2、過程存證：簽約過程自動(dòng)生成包含時(shí)間戳、地理位置等要素的證據(jù)包
3、預(yù)警機(jī)制：設(shè)置異常操作自動(dòng)攔截功能，如非工作時(shí)間的大額合同簽署
四、持續(xù)優(yōu)化管理策略
企業(yè)使用電子合同平臺(tái)應(yīng)定期進(jìn)行：
定期審計(jì)：抽查合同簽署合規(guī)率，以防有人沒有按照規(guī)范進(jìn)行電子簽約，導(dǎo)致合同失效給公司帶來麻煩和風(fēng)險(xiǎn)
員工培訓(xùn)：每半年更新電子簽章平臺(tái)操作規(guī)范
系統(tǒng)迭代：及時(shí)更新第三方電子簽章平臺(tái)的安全防護(hù)模塊
監(jiān)測數(shù)據(jù)顯示，2024年采用智能化管理的企業(yè)，合同糾紛發(fā)生率同比下降65%。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，選擇專業(yè)的合同電子簽名平臺(tái)并建立科學(xué)管理體系，將成為企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)、提升效率的核心競爭力。
