對于很多大型企業來說,采購部門每天都有許多采購項目,需要簽署很多采購合同,相較于紙質合同需要來回郵寄,并且倉儲占用較大空間,查閱和保管都不是很方便,電子合同為采購部門帶來了更加便捷且高效的合同簽署以及管理方式。
首先,電子合同讓采購部門提高了采購效率。原本使用紙質合同需要幾周才能簽署完成的合同,使用電子合同只需要幾分鐘就能搞定。電子合同簽署只需雙方通過電子合同簽署平臺,全程線上操作,無需見面,也不受時間地域的限制,多種設備適用,簡化了審批、蓋章等繁雜的簽署流程,使得雙方能夠快速完成合同簽署。
其次,電子合同讓采購部門合同管理更便捷。對于每天都需要簽署采購合同的部門來說,合同管理也是一件非常麻煩的事,使用紙質合同管理,需要面臨合同整理歸檔不及時,或不到位,查找起來就會非常的麻煩,此外,合同管理還占用較大的倉儲空間,以及需要專人進行管理。而電子合同管理采用電子數據的形式,存儲在云端服務器,以及第三方的存證機構,確保了存儲的安全以及證據鏈的保全,不占用倉儲空間,以及歸檔、查找方便,大大提高了企業員工的工作效率,節省了成本。
最后,電子合同讓采購部門合同簽署及管理更加的安全。我們知道,紙質合同容易出現偽造或篡改等問題,給企業帶來法律糾紛。而電子合同簽署通過電子簽名、實名認證以及區塊鏈、時間戳等技術手段,保障了合同簽署以及存儲過程中的數據安全,保證了電子合同不被篡改。
