隨著電子簽章應用的推廣和普及,越來越多的行業(yè)以及企業(yè)選擇了電子簽章作為辦公管理合同文件簽署方式之一。尤其是在疫情的大環(huán)境下,線上辦公、遠程協(xié)同的需求增多。
在物業(yè)傳統(tǒng)簽章場景中,存在著諸多不便,比如在簽訂租賃合同時,需要經過合同打印、合同審批、簽章蓋章、郵寄、等待客戶簽章回寄等流程,導致簽章的周期長,成本高并且容易錯失合作客戶。
以及在涉及各類教會收據單、催繳單等單據的簽章管理時,往往是需求急,數量多,需要耗費大量的時間在起草、填單蓋章的過程中,一旦印章管理不當或存在錯漏蓋章的行為,容易造成偽造印章,錯蓋漏蓋等風險。
總結來說,物業(yè)在簽章管理工作中容易出現:簽章數量多,工作效率低;簽章數量大,成本高;歸檔整理、查閱不便,管理難;偽造印章行為易發(fā),潛在風險大等問題。
使用電子簽章能很好的解決以上這些問題。
首先使用電子簽章需要各方主體進行身份認證,提交企業(yè)信息、個人身份信息、人臉識別等,交由公安部、工商局等管理部門進行數據比對,再由ca認證機構頒發(fā)數字證書,確保了簽章主體的身份的真實有效。
其次,合同、收據、繳費單等文件的簽章統(tǒng)一在電子簽章系統(tǒng)或平臺上進行,從文件簽章發(fā)起到文件管理、存證等是實現了全程在線,無需面對面,更無需郵寄,滿足了在線辦公、遠程協(xié)同的需求,同時文件的管理也更加便捷,電子數據存儲,一鍵歸檔和查閱。
最后,應對傳統(tǒng)簽章潛在的風險問題,電子簽章做了極大的保障措施,通過身份認證、電子簽名、區(qū)塊鏈、時間戳等技術手段,對簽署以及存儲過程中的文件數據進行加密上鏈存儲,固化原始文件,一旦發(fā)生修改即能及時查看發(fā)現,保障了文件數據的安全。
