勞動合同是作為企業人事管理中的常見的一類合同,不僅簽署較為頻繁,而且需要長久的存儲和管理,以便一旦有需要可以進行查驗和證明。這兩年受到疫情的影響,高校畢業生或異地求職的人無法及時面簽,因而網上簽約的需求強烈,加上教育部、人社部也出臺了文件,鼓勵線上面試,網上簽約,并且明確了電子合同同等與紙質合同的法律效力。
相較于紙質勞動合同來說,電子勞動合同解決了異地簽署,以及合同管理等問題,是線上簽約的主要合同簽署形式。那么,電子勞動合同要如何簽訂與管理呢?
人社部在《電子勞動合同訂立指引》明確了,電子勞動合同的簽訂需要通過電子勞動合同訂立平臺即電子合同簽約平臺,同時需要頒發數字證書與密鑰,使用可靠電子簽名,附帶可信時間戳,短信通知驗證等方式,確保合同訂立,生成、傳遞、存儲等符合法律規定,滿足真實性,客觀性,不被篡改的要求。
因此,簽訂電子勞動合同的第一步就是選擇電子勞動合同的訂立平臺,目前,市面上的電子合同服務商眾多,可選擇性也比較多,一般選擇看企業的資質,平臺功能完善度,操作使用性,以及使用簽約的企業的是否眾多等。
第二步就是注冊賬號進行實名認證了,通常實名認證區分個人和企業組織,實名認證的要素方式有多種,如針對個人的人臉認證及運營商認證;針對企業的企業經辦人認證、法人認證、對公打款認證等,提交認證的信息由公安部、工商局等管理部門進行數據比對,再由CA認證機構頒發數字證書,予以證明簽約主體的真實身份與意愿。
第三步就可以發起合同簽署,這一步由發起方即企業進行合同信息設置,包括簽約人的身份,時間、簽署順序等信息,然后發起人按照順序,以短信通知邀請的方式,先簽署的一方進行確認簽字蓋章,后簽署的一方同樣確認后簽字蓋章,這樣一份電子勞動合同就算簽署完成了。
第四步就到了合同管理階段,簽署完成的電子勞動合同存儲在平臺云端,同時也會同步到公證處及司法鑒定中心。合同管理全程的歸檔、查閱、下載等通過電子化操作,簡化了紙質勞動合同管理中的繁瑣操作以及節省了成本。
此外,通過公證處、司法機構存證,保全了證據鏈。一旦發生合同糾紛,可以就電子證據提供完整的公證書和司法鑒定報告,保障了用戶的權益。
