隨著互聯網的發展,企業加速數字化轉型,作為數字化的基礎設施的電子合同,電子簽名逐漸應用普及,相比較于紙質合同、實體印章,電子合同及電子簽名能為企業帶來哪些便利呢?
首先我們要知道電子合同及電子簽名是通過電子信息網絡以電子的形式訂立及管理的合同簽署方式,因此,電子合同及電子簽名主要應用于線上的合同簽署需求,應用在各行業領域中,適應了數字化的轉型的需要。
相較于紙質合同,實體印章,電子合同及電子簽名解決了異地合同簽署的問題,使得更加的高效便捷。通常情況下,涉及到異地合同簽署,一般采用快遞郵寄的方式,不僅周期長,效率低,而且在異地簽署的合同也容易出現偽造、篡改的風險,尤其是實體印章在現代科技的加持下,偽造更容易,近些年,因偽造印章出現的合同糾紛的事件也不少。而電子合同及電子簽名能有效解決這些問題,簽署電子合同需要各方先進行實名認證,即驗證簽約方的身份真實性,并且使其有了網絡身份證明,變得可追溯,不可抵賴。此外,使用的電子簽名采用電子化的管控,一旦出現偽造的情況,能及時的發生并且有記錄可查,方便及時止損。
電子合同及電子簽名為企業還解決了紙質合同簽署流程繁瑣的困擾,其中主要的問題就是紙質合同在簽署過程中需要進行審批,一旦出現領導繁忙或領導外出的問題,那么合同就無法及時有效的進行審批,不能審批也就無法進行蓋章。而且到蓋章環節,如果印章被公司人員帶出去了,也會無法及時進行蓋章的,耽誤了合同業務的推進。針對這些問題,電子合同及電子簽名在簽署使用的過程中,通過線上審批的方式,設置好審批流程,領導即使是外出,或繁忙也能隨時進行審批。同時電子簽名是通過管理員授權使用的方式,只要你經過授權能夠使用印章就無需再找到管理員用印了,自己的業務合同自己就能進行蓋章操作了。
電子合同及電子簽名還為企業節省了成本,相比紙質合同一份簽署20元左右的成本,還要占用物理倉儲空間及多名管理人員進行管理,電子合同及電子簽名全程采用電子化的簽署及管理,無需使用到紙張、打印設備及占用物理的倉儲空間,也無需多人進行管理,極大的節省了設備費用開支及人員開支。
最后,電子合同及電子簽名還對數據存儲進行更加安全的保障。紙質合同的存儲無第三方進行公證保全,雙方各執一份原件,一旦發生糾紛,不僅采信難,而且因為無全程記錄,取證也比較難。而電子合同及電子簽名在簽署及存儲過程,通過電子簽名、區塊鏈、時間戳、哈希等技術手段,對簽約主體、簽約內容、時間、地點等數據信息進行存證保全,同時還同步到第三方的司法鑒定中心及公證處進行同步存證,保證了電子合同數據存證的安全。
